15 juillet 2022

On passe à table ! Dans ce nouveau billet, je vous livre tous mes conseils indispensables pour réussir votre plan de table dans les règles de l’art. 

L’élaboration du plan de table est une étape incontournable des préparatifs mariage qui n’est pourtant pas si évidente.

Une formalité pour certains, un véritable casse-tête pour une grande majorité, clairement l’étape la moins attrayante et souvent la plus redoutée des futurs mariés, digne d’une épreuve de koh lanta ou Pékin express dont vous ressortirez gagnant, nul doute.

Récemment, l’une de mes clientes m’a envoyé une photo avec ce message « mon désastre personnel ».  Elle s’est lancée à corps perdu dans son plan de table beaucoup trop tôt d’une part et sans avoir pris connaissance de nos conseils. La photo ressemblait plus à une toile d’araignée géante qu’à un plan de table. C’est précisément une mission que nous, wedding planner, ne pouvons pas réaliser à la place de nos clients. 

Je me souviens, encore, de Didier en 2014, tout fier à l’idée de me présenter sa répartition des invités alors que nous n’avions pas encore travaillé sur l’implantation et l’utilisation des espaces. Résultat, il a tout recommencé avec un croquis en 3D et il était ravi de pouvoir se projeter plus facilement. 

 

L’ART DE RECEVOIR

Recevoir, placer ses CONVIVES, dresser la table, agencer les espaces … est tout un ART.

 

La répartition dans l’espace : 

Avant donc de penser à l’attribution des places, il est important de réfléchir aux agencements possibles qu’offre votre salle de réception et à l’utilisation de l’espace, autant de facteurs qui permettent de créer une ambiance et favorisent une atmosphère cohérente. 

Aux côtés des couples que j’accompagne, c’est d’ailleurs, une des missions sur laquelle je travaille immédiatement une fois que le lieu est validé et parfois même avant, cela leur permet de se projeter dans leur événement et les aide à la prise de décision pour valider un lieu quand arrive le moment de se décider entre 2 lieux coup de cœur.

J’aime aider les couples à visualiser l’impact de leur décision et harmoniser les détails qui auront du sens pour eux.

• Lister le mobilier disponible sur places que vous pouvez utiliser
• Obtenir les dimensions de la ou les pièces.
• Lister le mobilier que vous aurez besoin de louer
• Les éléments d’architecture présents (poutre, escalier, mezzanine, piliers, verrières …)
• Les points d’accès à ne pas encombrer (accès PMR, entrée, sorties de secours, entrée des cuisines, accès aux sanitaires ), 
• Définissez les pôles nécessaires pour agencer les espaces (piste de danse et l’espace DJ (a ne surtout pas oublier), espaces dîner, espace photobooth, l’espace des prestataires, bar de nuit, buffets, zone enfants, les espaces liés au design comme le plan de table, le matériel son et lumière, l’espace lounge….) selon vos besoins
• Le sens de circulation, les zones de circulations et les espaces entre les tables (facilitera le service et la convivialité – une règle d’or 1m50 entre les tables)
• La zone d’accueil ou d’arrivée des convives (où l’on retrouve le plan de table pour les guider). Mettez un point d’honneur à leur offrir une vue imprenable des leur entrée afin de leur permettre de plonger immédiatement dans l’univers que vous avez imaginé pour passer tous ensemble un moment agréable. 

D’ailleurs, cela paraît évident, mais je préfère m’arrêter un instant sur cet aspect. Partez à la quête du lieu de réception en fonction du nombre de personnes à accueillir. 

Côté pratique : 

Un croquis, un plan 2D ou 3D, ce qui compte c’est que tout soit a l’échelle ! 

 

L’utilisation du mobilier et la disposition :  

Une fois tous ces éléments en main, et seulement, à ce moment-là, il est possible de passer à la disposition puis à la répartition des tables.

La réussite de votre mariage passe par l’ensemble des détails qui permettront à vos proches de se sentir parfaitement à l’aise.

Il ne vous reste plus qu’à choisir le format des tables : rondes, rectangulaires, carré ou encore ovale et le type d’assise, privilégier le confort et l’esthétisme.

L’important ici est de bien suivre le guide pratique offert par la maison Options 

Chacun sa place, il doit y avoir au moins 60 cm par convives pour que la soirée leur soit agréable.  (je commence à vous perdre là non ?)

On évite de placer 10 personnes sur une table ronde de 152 cm, une erreur à mon sens, une astuce encore utilisée par certains lieux pour accroître leur capacité d’accueil.

 

Quelle disposition ? 

Il existe différentes possibilités, en U, en T, le carré d’honneur, en mode banquet ou encore en chevron.

Toutes offrent des avantages et des inconvénients. Le principal étant de s’adapter à la configuration du lieu, tout en laissant libre court à votre imagination, soyez fou, faites comme il vous plait.

L’ambiance désirée influencera aussi la disposition, on ne choisira pas la même disposition pour un dîner princier qu’un repas champêtre. 

 

Exemple 1 : Céline et Stéphane

Pour Céline et Stéphane, nous avons opté pour une disposition proche du carré d’honneur afin d’optimiser l’espace offert par la verrière pouvant contenir jusqu’à 200 personnes assises.

Grâce à cette implantation et un design bien pensé, les 50 convives étaient disposés sur 8 tables avec une piste de danse centrale  et un espace lounge. La preuve en image ci-dessous ; pour en voir encore plus, rendez-vous ici.

 

Exemple 2 : Jessica et Jeremy

Ici, il a fallut relever nos manches, lorsque la contrainte d’une jauge à 30 personnes est tombée, il a fallut trouver la meilleure option pour occuper cette grange de 600m².

La salle de réception met en valeur une charpente incroyable avec des voutes sur les soubassements, nous avons donc joué sur la partie centrale et un énorme travail en terme d’éclairage architecturale. 

Un très bon exercice pour apprendre à gérer son stress en toute situation. 

 

Lire aussi : Osez déléguer son mariage

 

CONSEILS POUR LE PLACEMENT 

Vous pouvez opter pour l’étiquette et les traditions.

Vous pouvez aussi préférer la modernité en plaçant par affinités ou âge en placement libre ou imposé.

Quelques règles d’or : 

• Ne pas séparer les couples 
• Pas de tables « célibataires » même si cela est tentant 
• Eloigner les personnes sensibles (plus âgées) de la musique 
• Les plus dynamiques au plus près du dancefloor
• Les personnes les plus importantes et proches de vous sont à placer sur les tables autour de votre table d’honneur 
• Quid des enfants : réservez leur un espace dédié avec un gardien d’enfants et séparez les plus petits des grands moyens et des ados, un peu comme les adultes. Idéalement, on ne les place pas aux tables adultes.
• Mon astuce préférée (qui a sauvé Christine de son désastre personnel en moins d’une heure) : placer 2 couples ou au moins 4 personnes qui se connaissent sur une table de 8 cela favorise les discussions et les échanges et évite de se retrouver à une table avec personne à qui parler. 
• N’ayez pas peur de mélanger, cela évite les clans
• Pour vos convives parlant une langue étrangère, même principe, pensez à les asseoir à côté d’au moins une personne qui parle la même langue.

LA TABLE D’HONNEUR

Et les mariés ? Où les asseoir ? 

Ou vous le souhaitez ou presque. Vous avez de nombreuses possibilités, le plus commun est la table d’honneur, plus grande, plus marquée par son décor.

Intégrez les témoins et leurs conjoints, quelques amis (les plus) proches, et/ou vos parents.

Où la positionner ?

Selon la disposition de la salle, vous pouvez opter pour la place au centre afin d’avoir une vue sur l’ensemble de vos proches ou encore au fond de la salle si elle dispose d’un magnifique mur en pierre par exemple.

Face à la piste de danse dans le cas d’un carré d’honneur. 

Tendance : à 2, qu’on appelle « la table des amoureux » aussi « sweet heart table » ; Oui, c’est possible. C’est une alternative à une table d’honneur traditionnelle pour votre réception de mariage.

L’idée ici n’est pas de vous isoler, mais bel et bien de pouvoir vous déplacer au cours de la soirée pour profiter un maximum de la présence de chacun sans laisser un espace vide à la table d’honneur et vos voisins de tables livrés à eux mêmes.

Attention à l’utilisation des tables rectangles qui n’ont que peu de largeur (moins de 80 cm), une fois l’art de la table positionné, vous n’aurez que très peu de place pour disposer votre décor époustouflant.

 

QUAND COMMENCER LA RÉPARTITION DU PLAN DE TABLE ? ET A QUI TRANSMETTRE LES INFOS 

Ne vous compliquez pas la vie trop tôt comme Didier. Parole d’experte, commencez la répartition, uniquement lorsque vous avez obtenu les réponses de tous vos convives.

Inutile de perdre du temps et de l’énergie en commençant trop tôt. J’ai pour habitude de faire réaliser cette mission aux clients, environ 1 mois avant, toutes les étapes précédentes étant réalisées largement en amont, en moins de 48h, la case « plan de table » est cochée. 

Ensuite, généralement, entre J-30 et J-15, il vous appartiendra de transmettre ces informations à votre Traiteur et au professionnel (designer, graphiste, imprimeur, créateur, décorateur…) en charge de confectionner le fameux plan de table.

Il peut y avoir du changement d’ici au Jour J bien sûr, néanmoins, il faut aussi tenir compte des délais d’impressions et d’envois.

Transmettez vos documents au format Excel et PDF en rappelant 

• Le nombre de tables 
• les dimensions de chaque table à napper 
• Le nombre de personnes par table 
• On vérifie les titres (le cas échéant), les noms et prénoms (on évite les surnoms)
• On vérifie que les mariés sont bien comptabilisés (et oui 😉)
• On vérifie, on recompte et on revérifie avant envoi.

Pour le placement imposé, veiller à indiquer le sens du placement ou même d’insérer un repère sur le croquis 

 

D’expérience, certains se décommandent quelques jours avant voir même le Jour J. Il faut d’entrée de jeu, l’accepter pour mieux accueillir les imprévus du Jour J. Nous avons l’habitude en tant que wedding planner de gérer ce genre de situation. A l’heure, où j’écris cet article d’ailleurs, j’attends la validation des clients pour modifier le plan de table suite à des annulations pour raisons  médicales. 

 

QUELQUES EXEMPLES DE PLAN DE TABLE

Tu as désormais le pouvoir de réussir à réaliser ton plan de table, prêt à relever le défi ?

La prochaine étape, la réalisation de la mise en scéne de ton plan de table, place à quelques images de nos réalisations : 

 

 

 

 

Si vous n’avez pas encore trouvé le lieu de votre mariage, laissez-nous un petit mot sur notre mail : on sera heureux de vous donner quelques conseils ou quelques pistes suivant le nombre d’invités et votre budget / Dites Hello ! 

 

Discutons de votre projet !

Réservez l’appel Coup de Cœur pour discuter ensemble de vos attentes et évaluer votre projet. Je reviens vers vous ensuite avec une vision claire et détaillée 

et nous pourrons envisager de travailler main dans la main pour vivre l’expérience que vous méritez.

JE RÉSERVE UN APPEL COUP DE COEUR

 

 

 

Laetitia Les Bulles de Bonheur

Depuis 2009 dans l’industrie du mariage, wedding planner qui intervient en Normandie mais également en France et à l’étranger.

Laetitia conçoit des projets évènementiels pour ses clients et est également intervenante au sein d’écoles de formation pour former les wedding-planners de demain, elle est très active au sein de l’association et du syndicat représentant le métier de wedding planner.

Vous pouvez compter sur son expertise pour créer l’expérience la plus mémorable ou rien ne sera laissé au hasard.

 

 

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Photo de couverture Coraline Salgueiro